Ведение кадрового учета согласовано с оформлением громадного числа документов, исходя из этого работники, ответственные за его ведение, рвутся ограничиться нужным минимумом заполняемых форм и журналов. Чем возможно пренебречь, а чем не следует, и каковы могут быть следствия - делается попытка разобраться в статье.

Рациональность ведения регистрации документов

Кадровый документооборот – потребность для любого учреждения, обусловленная законодательно. Учет издаваемых и поступающих документов оказывает помощь не только упорядочить процесс, отследить их количество, но и подтвердить в случае ревизий и судебных слушаний и сам обстоятельство составления нужной документации, и своевременность ее оформления. Записи в журналах, сделанные в хронологическом режиме, в состоянии добавочным аргументом для работодателя, обосновывающим исполнение им всех положенных операций при оформлении трудовых взаимоотношений.

Какие документы подлежат регистрации и как ее новости

По сути, все кадровые документы должны быть произведены регистрацию: распоряжения, контракты, добавочные соглашения к ним, трудовые брошюры, извещения работников, личные дела, справки о работе. Пожалуй, только обращения не подлежат учету, не смотря на то, что в спорных обстановках работник может "настойчиво попросить" произвести регистрацию и их.
Для ведения учета возможно потребить старые хорошие журналы либо электронный учет документов. В случае если предпочтён метод электронной регистрации, озаботьтесь о невозможности корректировки присваиваемых номеров, это защитит от оплошностей и окажет помощь подтвердить последовательность записей. Вероятен вариант ведения электронного учета посредством вспомогательных программ для ведения кадрового учета – 1С и тому аналогичных. В таких программах номера документам присваиваются машинально и защищены от изменений.
К тому же, бумажные журналы остаются в наивысшей степени распространенным методом учета. В большинстве случаев, записи на бумажных носителях внушают больше доверия, они в наивысшей степени защищены от изменений «задним числом». Всякий журнал необходимо пронумеровать, прошить и опечатать, это не разрешит поменять либо удалить страницу.
Чтобы учет кадрового документооборота был полным и систематизированным, в компании должна быть составлена номенклатура дел. Номенклатура – это полный сводный список всех папок и дел для хранения документов с указанием присвоенного номера, заголовков папок и периодов хранения. Номенклатура утверждается приказом генерального директора, изменения в нее вносятся по мере потребности.
В журналах регистрации дополняется особая графа, в ней указывается номер дела, в которое подшивается документ. Это облегчает розыск нужных бумаг и оказывает помощь отслеживать их перемещения.

Регистрация кадровых распоряжений

Все распоряжения – о приеме на работу об увольнении, о переводе, об отпуске, - должны быть произведены регистрацию. Новости учет издаваемых распоряжений возможно раздельно, по их виду, либо новости сводный журнал, в случае если их маленькое количество позволяет без проблем найти запись о требуемом документе. В журнале учета кадровых распоряжений должны быть следующие графы: номер по порядку, дата регистрации, вид приказа, фамилия работника, перед коего издан документ, количество экземпляров и движение документа. Под движением приказа предполагается место его хранения соответственно номенклатуре, уничтожение в связи с истечением периода хранения или передача одного экземпляра в иной отдел, к примеру, в бухгалтерию.

Регистрация трудовых контрактов

Основной документ в трудовых отношениях – трудовой контракт – непременно необходимо произвести регистрацию. Журнал регистрации трудовых контрактов является одним из самых ответственных в системе учета документов. Соответственно ст. 67 ТК РФ, трудовой контракт должен быть заключен не позднее трех суток с момента практического начала работы. В случае судебных слушаний либо ревизий трудовой инспекции поэтому журнал регистрации трудовых контрактов может стать подтверждением соблюдения закона. Графы этого журнала должны содержать неукоснительную данные – дату заключения договора, его номер, период договора, если он оговорен, фамилию работника. Потому, что строгая форма законом не определена, то в обыдённой кадровой работе возможно применять пример журнала регистрации трудовых контрактов (возможно скачать в формате RTF). Кроме того нелишним будет добавить графу «подпись сотрудника в получении экземпляра договора на руки». Возможно кроме того оставить место для записи информации о добавочных соглашениях.

Регистрация добавочных соглашений

Добавочные соглашения регистрируются аналогично трудовым контрактам. Для них возможно завести обособленный журнал либо вписывать их в журнал учета трудовых контрактов. Являясь неотъемлемым элементом трудового договора, добавочные соглашения требуют столь же внимательного отношения и строгого учета. В особенности принципиально важно продумать, чем будет обоснован обстоятельство вручения экземпляра соглашения на руки сотруднику. Решить проблему может особая графа в журнале, в которой будет проставляться подпись о получении документа сотрудником.

Регистрация трудовых брошюр

Журнал учета движения трудовых брошюр – неукоснительный документ в кадровом делопроизводстве. Именно он разрешает отследить поступление и выдачу трудовых брошюр сотрудникам. Этот журнал является самым серьёзным документом в спорах о задержках выдачи трудовой брошюры и невозможностью вследствие этого трудоустроиться. Не считая этого, в случае утери трудовой брошюры на учреждении восстанавливать ее должен работодатель, исходя из этого новости таковой журнал следует максимально бережно. Форма журнала учета трудовых брошюр строго отрегулирована, она содержит данные о дате приема брошюры и вкладыша, номера, фамилии и должности обладателя, информацию об уплате бланка в случае заведения нового бланка трудовой брошюры и данные о выдаче на руки в случае увольнения. Приказом по компании следует избрать ответственного за ведение учета трудовых брошюр. Журнал необходимо пронумеровать, прошить и опечатать.

Регистрация извещений и справок

Новости учет выданных извещений и справок о работе возможно в системе общего делопроизводства организации либо в кадровом отделе. Этот вопрос не отрегулирован, и учреждение может организовать учет этих документов по своему благоусмотрению.
Но в случае если речь заходит об извещениях, предшествующих уменьшению штатов, увольнению по инициативе работодателя, предпочтительнее не пренебрегать письменным учетом, поскольку похожие операции обычно оспариваются в суде. Соблюдение притязаний законодательства засвидетельствует своевременная выдача извещений на руки сотрудникам.
Как бы ни хотелось удалиться от ведения, вроде бы, устаревших форм регистрации кадровых документов, отказываться от них не следует. Проконтролированные временем методы учета кадрового документооборота защитят вас от оплошностей и вероятных проблем.